Dengan e-mail, kita dapat
berkomunikasi dan mengirim pesan beserta lampirannya kepada siapapun di
seluruh dunia. Di dunia kerja, saat ini pun hampir semua kantor
menggunakan e-mail untuk berkomunikasi, baik dengan rekan kerja mapun
dengan klien.
Karena
e-mail menggunakan bahasa verbal, maka ada beberapa hal yang patut
diperhatikan saat bertukar pesan. Walaupun tak ada peraturan tertulis,
namun ada etika yang biasanya menjadi acuan saat mengirimkan pesan
kepada orang tujuan. Ada lima hal yang patut diperhatikan saat Anda
ingin mengirimkan email kepada orang yang Anda tuju, yaitu:
1. Perhatikan “to” dan “cc”
Walaupun
memiliki fungsi sama, namun kolom “to” dan “cc” memiliki makna yang
berbeda. Fungsi kolom “to” adalah untuk orang yang akan dikirimkan
pesan. Sedangkan kolom “cc” adalah untuk pihak-pihak terkait yang harus
mengetahui percakapan Anda.
2. Gunakan Kalimat Formal
Dalam
menggunakan email untuk berkomunikasi, alangkah baiknya selalu
menggunakan kalimat formal, baik itu ketika berkomunikasi dengan teman
dekat Anda di kantor. Selalu menggunakan kalimat formal mencerminkan
bahwa Anda adalah seorang profesional yang dapat menempatkan diri dalam
sebuah situasi.
3. Perhatikan Makna Kalimat
Ini
berguna untuk menghindari salah persepsi antara Anda dan lawan
komunikasi Anda. Sebelum mengirim sebuah email, baca ulang pesan Anda.
Terkadang, salah menempatkan kata dapat menyebabkan salah penyampaian
pesan. Jika perlu, ajak teman Anda untuk membacanya sebelum mengirim
agar tidak terjadi kesalahan makna.
4. Lampirkan Percakapan Sebelumnya
Jika
Anda terlibat dalam percakapan panjang di email, selalu cantumkan
percakapan sebelumnya. Ini berguna untuk mempermudah orang yang Anda
kirim email untuk membalas dan mengerti maknanya. Mencantumkan seluruh
percakapan juga dapat menjadi bukti bahwa Anda mengirimkan balasan
secara tepat dan sesuai dengan email sebelumnya.
5. Ucapkan Terima Kasih
Sebagai
orang Indonesia yang lekat dengan budaya Timur, mengucapkan terima
kasih menjadi sebuah kewajiban, baik dalam komunikasi verbal maupun
non-verbal. Tidak mencantumkan ucapan terima kasih dapat memperburuk
citra Anda sebagai orang angkuh yang tak tahu berterimakasih.
Perlu Anda ingat juga untuk menghindari hal-hal berikut ketika Anda berkomunikasi lewat e-mail:
1. Jangan Mengirim Email Lewat Dari Jam Kerja
Siapa
yang ingin diganggu dengan pekerjaan setelah sampai di rumah? Ketahui
jam kerja orang yang ingin Anda kirimkan e-mail. Mengirim e-mail berisi
pekerjaan di luar jam kerja hanya membuat Anda terlihat menyebalkan.
2. Jangan Menggunakan Kata Singkatan
Menggunakan
kata singkatan seperti “yang” disingkat menjadi “yg” atau “menjadikan”
disingkat menjadi “menjdkan” sangat tidak disarankan dalam sebuah
e-mail. Selain menimbulkan kesan tidak profesional, menggunakan kata
singkatan juga dapat menyebabkan kesalahan makna dari email Anda.
3. Jangan Lupa Memasukkan Lampiran
Setelah
menulis pesan panjang lebar, Anda mengatakan “terlampir laporan kami
tahun 2013.” Tetapi, setelah dilihat, lampiran tersebut lupa Anda
masukkan. Bayangkan jika hal itu terjadi. Ia harus mengirim kembali
e-mail untuk mengingatkan lampirannya, lalu Anda mengirimkannya kembali
sembari meminta maaf. Malu dan menghabiskan waktu, bukan?
4. Jangan Terlalu Bertele-Tele
Membaca
pesan dalam jumlah yang panjang dapat membuat kita justru lupa apa inti
dari pesan tersebut. Buatlah pesan dalam bentuk pointer agar tepat
sasaran dan langsung ke intinya.
5. Jangan Hapus Email Dalam Dua Bulan Terakhir
Terkadang
memiliki banyak e-mail di kotak pesan membuat Anda risih. Boleh saja
membersihkan kotak pesan, namun jangan hapus e-mail dalam dua bulan
terakhir. Bisa jadi e-mail tersebut masih berguna dan memiliki data
penting yang dapat digunakan untuk pekerjaan Anda.
sumber: the-marketeers.
0 komentar:
Posting Komentar